Les candidatures sont ouvertes : Rejoignez le conseil d'administration de l'association Entente Cordiale Day 2025-2026 ! 🇬🇧🇫🇷

Résumé du rôle

Le VP académique est responsable de la conception, de la coordination et de la supervision de tous les aspects académiques de l'Association de la Journée de l'Entente Cordiale. Il s'assure que la compétition académique est rigoureuse, équitable et conforme à la mission de l'association qui est de promouvoir l'excellence. Le VP académique joue un rôle central dans l'engagement des jurés, l'ouverture académique et le soutien aux étudiants : de la définition des lignes directrices de la compétition à la facilitation d'un dialogue constructif sur les questions académiques. Sous la responsabilité des présidents des DPE et siégeant au conseil d'administration, le vice-président chargé des questions académiques travaille de manière transversale avec d'autres chefs d'équipe afin d'intégrer l'excellence éducative dans l'ensemble des programmes de l'association.

Principales responsabilités : Diriger et superviser une équipe de membres de la division DPE dans les domaines clés suivants.

Rapports des étudiants

• Affiner et mettre en œuvre le cadre des concours universitaires, y compris les thèmes, les règles et les critères d'évaluation.

• Créer des documents d'orientation sur la concurrence qui soient clairs, accessibles et qui respectent des normes académiques élevées, notamment une FAQ régulièrement mise à jour, des articles de blog informatifs et des manuels.

• Travailler avec le vice-président chargé de l'ingénierie pour créer et contrôler les portails d'inscription des équipes et de soumission des rapports pour les équipes françaises et britanniques.

• Créer du matériel pour le bulletin d'information des étudiants géré par le vice-président chargé des relations autour du thème et des rapports.

• Procéder à des évaluations périodiques et intégrer le retour d'information afin d'améliorer l'expérience académique.

• Conseiller le vice-président chargé des relations avec les étudiants qui souhaitent obtenir des conseils sur le concours.

Coordination du jury 

• Superviser le recrutement et la gestion des membres du jury écrit, issus des milieux universitaires et professionnels, pour les équipes française et britannique.

• Travailler avec les présidents pour superviser la sélection et la gestion des membres du Grand Jury pour superviser les finalistes français et britanniques. 

• Élaborer des lignes directrices et des attentes claires à l'égard des jurés afin de garantir l'équité et la cohérence.

• Attribuer des rapports thématiques aux jurés les plus compatibles 

• S'assurer que la notation de chaque rapport est reçue en temps utile de la part du jury écrit.

• superviser le processus de modération de la notation écrite, en confiant le rapport à un troisième membre du jury écrit en cas de divergences significatives entre les notes

• Maintenir une communication régulière avec les jurés

• Fournir au Grand Jury un soutien quotidien lors de la phase de présentation des équipes.

Événements académiques

• Diriger la programmation d'événements académiques liés au thème du DPE, en collaboration avec d'autres divisions et les ambassadeurs de la marque.

• Inviter des conférenciers à participer à des événements en ligne et en personne

• Animer des ateliers de DPE pour informer les étudiants britanniques et français sur les lignes directrices du concours.

Compétences et expérience

• Licence ou diplôme supérieur dans un domaine lié au thème de l'année

• Solide expérience en matière de planification de concours ou de sensibilisation à l'éducation

• Familiarité avec les normes académiques de l'enseignement supérieur au Royaume-Uni et en France.

• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en anglais ; la maîtrise du français est souhaitable.

• Maîtrise de Microsoft Excel et d'autres outils de productivité ou de gestion des données (par exemple, Google Sheets, Airtable, plateformes de gestion de projet) pour le suivi de l'engagement des jurés, des résultats des concours et des données relatives aux étudiants.

Résumé du rôle

Le VP Communication supervise et exécute les initiatives de communication interne et externe pour l'Association de la Journée de l'Entente Cordiale. Ce rôle est essentiel pour façonner l'image de marque de la Journée de l'Entente Cordiale, renforcer l'engagement des parties prenantes et assurer la cohérence des messages sur toutes les plateformes (de la communication des sponsors et des partenaires à la communication avec les médias), en mettant l'accent sur la narration qui permet de sensibiliser et d'obtenir un soutien. Le VP Communication est rattaché au Président de la Journée de l'Entente Cordiale, siège au Comité Exécutif et assure une collaboration transversale avec les autres responsables d'équipe.

Principales responsabilités : Diriger et superviser une équipe de membres de la division DPE dans les domaines clés suivants.

Production de contenu

• Diriger la production de divers types de contenu, y compris des articles écrits, des bulletins d'information, des brochures, des messages sur les médias sociaux, des vidéos, des podcasts et des infographies.

• Créer et superviser la conception du matériel de communication pour les événements (par exemple, les célébrations de la Journée de l'Entente Cordiale, les collectes de fonds, les rassemblements d'anciens élèves), y compris les programmes d'événements, les invitations, les bannières et la signalisation.

• Maintenir des normes éditoriales élevées en examinant, en éditant et en relisant les documents produits par d'autres divisions.

• Superviser la création et la mise à jour du contenu du site web, en veillant à ce que les informations soient actuelles, attrayantes et optimisées pour le référencement, le cas échéant.

• Utiliser des outils de conception graphique de base (par exemple, Canva, Adobe Creative Suite) pour produire des documents visuellement attrayants ou se coordonner avec des concepteurs pour des projets plus complexes.

• Travailler en étroite collaboration avec d'autres équipes (en particulier la gestion des relations, les événements et la collecte de fonds) pour élaborer des documents de communication sur mesure (par exemple, des rapports sur les donateurs).

Relations publiques

• Établir et entretenir des relations avec les médias afin d'obtenir une couverture médiatique positive.

• Préparer des documents de presse, y compris des communiqués et des articles d'opinion

• Servir de porte-parole en cas de besoin

• Soutenir les besoins en communication pour la collecte de fonds, le parrainage et les partenariats universitaires

Médias sociaux

• Maintenir une présence active et engageante sur les principales plateformes (par exemple, Instagram, LinkedIn, Facebook, X/Twitter, TikTok).

• Planifier et maintenir un calendrier de contenu pour les médias sociaux qui intègre les événements clés, les anniversaires, les campagnes et les histoires des participants.

• Suivre les conversations, répondre aux commentaires et aux messages, et favoriser une communauté en ligne active en s'engageant avec les adeptes, les anciens élèves et les organisations partenaires.

• Concevoir et mener des campagnes de médias sociaux pour des initiatives clés, y compris la promotion d'événements, des campagnes de collecte de fonds et des projets spéciaux, en coordination avec des organisations partenaires et des sponsors le cas échéant.

• Suivre les indicateurs clés de performance (KPI) tels que l'engagement, la portée, les taux de clics et la croissance du nombre de followers ; produire des rapports d'analyse mensuels afin d'ajuster la stratégie.

Compétences et expérience

• Licence en communication, journalisme, relations publiques ou dans un domaine connexe.

• Expérience en communication, de préférence dans une organisation à but non lucratif ou universitaire

• Compétences exceptionnelles en matière de communication écrite, verbale et visuelle

• Familiarité avec la gestion des médias sociaux, les outils de marketing par courriel (p. ex. Mailchimp), les outils de conception de base (p. ex. Canva, Adobe Creative Suite) et le système de gestion de site Web (Wix). 

• Expérience de la vidéographie, de la postproduction et du montage de films 

Résumé du rôle

Le vice-président chargé de l'ingénierie est un développeur et un spécialiste de l'assistance technique chargé de soutenir l'infrastructure numérique de l'organisation, d'améliorer les outils et les systèmes techniques et de résoudre les problèmes techniques quotidiens. Ce rôle est essentiel pour maintenir et améliorer l'expérience numérique des bénévoles et des parties prenantes, en aidant l'association à maximiser son impact grâce à une utilisation intelligente et efficace de la technologie. Le VP Ingénierie rapporte aux Présidents des Journées de l'Entente Cordiale, siège au Comité Exécutif et assure une collaboration transversale avec les autres responsables d'équipe.  

Principales responsabilités : Diriger et superviser une équipe de membres de la division DPE dans les domaines clés suivants.

Interface utilisateur

• Maintenir et améliorer le site web de l'association (par exemple, mises à jour, améliorations UX, accessibilité, optimisation des moteurs de recherche).

• Soutenir la maintenance et l'intégrité des systèmes de données (par exemple, listes de contacts, outils de gestion de la relation client).

• Garantir le respect des normes en matière de confidentialité des données

• Contrôler et optimiser les performances du système, la sécurité et les sauvegardes

• Soutien à l'installation technique pour les réunions virtuelles et les webinaires

• Construire ou personnaliser des outils numériques qui soutiennent les opérations académiques, la collecte de fonds et d'autres programmes (par exemple, des formulaires, des enquêtes, des bases de données, des tableaux de bord).

Opérations internes

• Gérer l'intégration et la désinsertion des bénévoles (courrier électronique, partage de fichiers).

• Mettre en place et maintenir des outils partagés (Google Workspace, Notion)

• Examiner et approuver les contrats, les licences et les renouvellements des fournisseurs en coordination avec le président et le trésorier.

• Fournir une assistance technique de base aux bénévoles

• Mettre en œuvre des intégrations entre plateformes (par exemple, CRM, marketing par courriel)

• Élaborer des guides d'utilisation ou de la documentation pour les principaux outils ou processus.

• Se tenir au courant des meilleures pratiques et contribuer à l'identification et à la mise en œuvre d'outils qui améliorent la productivité et la collaboration au sein de l'équipe.

Compétences et expérience

• Licence en informatique, IT, MIS, génie logiciel ou certifications pertinentes.

• Expérience en matière de développement front-end et/ou back-end, d'assistance technique ou d'administration de systèmes. 

• Familiarité avec les plateformes CMS, les CRM et les écosystèmes technologiques communs aux organisations à but non lucratif (Google Workspace, technologie en nuage).

• La connaissance de la cybersécurité, de la conformité informatique ou de la confidentialité des données est un atout.

• Solides compétences en matière de dépannage et esprit orienté vers la recherche de solutions

• Patient, accessible et à l'aise dans l'accompagnement des utilisateurs non techniques

Résumé du rôle

Le vice-président chargé du sponsoring dirige et gère les initiatives de collecte de fonds qui soutiennent la mission et la croissance de l'association Entente Cordiale Day. Il développe des stratégies d'engagement des sponsors et joue un rôle essentiel dans la mise en place de flux de financement durables par le biais de partenariats institutionnels et d'entreprises. Il est rattaché au Président de l'Entente Cordiale Day, siège au Conseil d'Administration et assure une collaboration transversale avec les autres responsables d'équipe.

Principales responsabilités : Diriger et superviser une équipe de membres de la division DPE dans les domaines clés suivants.

Logistique de la collecte de fonds

• Diriger la planification et l'exécution des stratégies, événements et campagnes annuels de collecte de fonds.

• Coordonner la préparation, la soumission et le suivi des propositions de subventions en collaboration avec les présidents et le vice-président chargé de la communication.

• Élaborer des propositions de parrainage et des offres de partenariat convaincantes qui présentent des avantages clairs pour les sponsors, y compris des possibilités d'image de marque et la reconnaissance de l'impact social.

• Superviser la logistique des dons des donateurs, y compris l'achat, l'emballage et la distribution des cadeaux de remerciement, du matériel de promotion et du matériel de reconnaissance des donateurs.

• Veiller à ce que les événements et les activités de collecte de fonds soient conformes à la législation locale et aux règlements des organisations caritatives.

Relations avec les sponsors

• Rechercher et identifier de manière proactive les sponsors potentiels, les institutions subventionnaires, les fondations et les principaux donateurs dont les missions et les valeurs s'alignent sur celles du DPE.

• Établir et maintenir des relations professionnelles solides avec les sponsors et les donateurs existants par des mises à jour régulières, des réunions et des opportunités d'engagement.

• Coordonner la logistique liée aux sponsors lors des événements (par exemple, espaces de marque, possibilités d'intervention, accès VIP) et veiller à ce que les accords avec les sponsors soient pleinement exécutés.

Compétences et expérience

• Licence en gestion d'organisations à but non lucratif, en communication, en commerce ou dans un domaine connexe (ou expérience équivalente).

• Expérience de la gestion de personnes, de projets et de budgets

• Succès avéré dans la réalisation ou le dépassement d'objectifs de collecte de fonds

• A l'aise avec les sponsors et les partenaires

• Familiarité avec les outils de collecte de fonds et les plateformes de gestion de la relation client (CRM)

• Une connaissance de la rédaction de demandes de subventions et de la collecte de fonds institutionnels est souhaitée.

Résumé du rôle

Le vice-président chargé de la logistique est responsable de la planification et de l'exécution de la Journée Entente Cordiale en avril et de l'événement des anciens élèves en été. Il dirige toutes les opérations logistiques afin de soutenir la mission de l'association et l'engagement de la communauté. Ce rôle est crucial pour assurer que tous les événements se déroulent sans heurts, efficacement, avec un impact maximal et dans le respect du budget. Le VP Logistique coordonne l'ensemble des opérations, de la gestion de l'événement à la gestion des fournisseurs, en passant par la logistique sur site, afin d'assurer une expérience sans faille pour les participants, les parties prenantes et les bénévoles. Le VP Logistique rapporte aux Présidents des Journées de l'Entente Cordiale, siège au Comité Exécutif et assure une collaboration transversale avec les autres chefs d'équipe.

Principales responsabilités : Diriger et superviser une équipe de membres de la division DPE dans les domaines clés suivants.

Gestion des invités

• Établir et tenir à jour des listes complètes d'invités pour chaque événement, en collaboration avec les présidents et le fondateur afin de s'assurer que les principales parties prenantes sont incluses.

• Coordonner la conception et la livraison des invitations à des événements (numériques ou imprimées) en collaboration avec la division de la communication.

• Gérer le processus RSVP et les systèmes d'inscription en ligne, contrôler les réponses des invités, envoyer des rappels de suivi et assurer le suivi de la fréquentation.

• Servir de point de contact principal pour les invités, en communiquant avant l'événement les détails relatifs à l'événement, à l'hébergement et au transport.

• Concevoir les plans d'étage, la disposition des sièges et les flux de circulation en collaboration avec le lieu.

• Organiser et superviser les comptoirs d'enregistrement et d'inscription, distribuer le matériel de l'événement (badges, programmes, dossiers de bienvenue, etc.) et assurer une signalisation claire.

• Collaborer avec la division de la communication pour envoyer des communications après l'événement.

Gestion des lieux

• Négocier les contrats de location de salles afin d'obtenir les meilleures conditions tout en veillant au respect du budget et des exigences opérationnelles de l'association.

• Assurer la liaison avec les gestionnaires de sites et les traiteurs.

• Élaborer des calendriers détaillés pour les événements, des documents sur le déroulement du spectacle, des calendriers de production et des plans d'urgence pour guider les opérations avant, pendant et après l'événement.

• Effectuer des inspections sur le terrain afin d'identifier et de résoudre les problèmes potentiels de logistique et de sécurité, d'évaluer les capacités des sites et de finaliser les plans opérationnels avec les sites. 

• Superviser le personnel et les bénévoles de l'événement, répartir les rôles et organiser des séances d'information préalables à l'événement.

Opérations auxiliaires

• Tenir à jour l'inventaire du matériel, des fournitures, de la signalisation, des uniformes, de l'équipement et des articles de marque liés à l'événement, et veiller à ce qu'ils soient correctement stockés. 

• Planifier et coordonner le transport en toute sécurité du matériel événementiel et de l'équipement technique (par exemple, les bannières, l'équipement audiovisuel, les éléments de décoration) vers et depuis les sites.

• Gérer les besoins en matière d'expédition de matériel imprimé, d'articles de sponsors et de récompenses.

• Superviser les réservations d'hôtel pour les invités spéciaux, les finalistes et les bénévoles. Gérer les listes de chambres et les demandes spéciales (arrivées anticipées, départs tardifs).

• Identifier et assurer la liaison avec les prestataires de services secondaires (par exemple, fleuristes, fournisseurs de matériel audiovisuel, personnel de sécurité, sociétés de location, assistance technique) en dehors des contrats principaux.

Compétences et expérience

• Expérience confirmée dans le domaine de la logistique, des opérations ou de la gestion d'événements.

• Compréhension des processus de budgétisation et d'approvisionnement des organisations à but non lucratif

• Capacité à voyager occasionnellement et à travailler selon des horaires flexibles en fonction des événements.

• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps

• Maîtrise d'outils tels que Google Workspace, Excel et les plateformes de gestion de projets/événements (par exemple Eventbrite).

• Calme sous pression et orienté vers la recherche de solutions

• Expérience du travail avec des communautés diverses et des pratiques inclusives en matière d'événements

   

Vice-président chargé des relations 

Résumé du rôle

Le VP Relations est chargé d'établir et de gérer les relations clés entre l'Association de la Journée de l'Entente Cordiale et ses principaux publics, notamment les étudiants, les anciens étudiants, les départements de l'université et les associations étudiantes. En tant que principal lien entre ces parties prenantes et le Conseil d'administration de l'ECD, le VP Relations s'assure que la communication est fluide, que les partenariats sont significatifs et que les étudiants se sentent impliqués et soutenus tout au long de leur parcours au sein de l'association. Il est rattaché aux Présidents des Journées de l'Entente Cordiale, siège au Bureau Exécutif et collabore étroitement avec les divisions Communication, Logistique et Sensibilisation pour favoriser les relations à long terme et promouvoir la mission de l'association.

Principales responsabilités : Diriger et superviser une équipe de membres de la division DPE dans les domaines clés suivants.

Relations avec les étudiants et les anciens élèves

• Servir de point de contact principal pour tous les étudiants participants, y compris les finalistes et les participants aux concours, en répondant aux questions individuelles et en offrant un soutien sur mesure.

• Superviser une lettre d'information destinée aux participants actuels du DPE

• Maintenir un engagement continu avec les anciens élèves du DPE par le biais d'un bulletin d'information sur les anciens élèves de toutes les éditions précédentes, en encourageant un réseau d'anciens élèves fort et actif.

• Collaborer avec la division académique et logistique pour développer des activités et des événements avant, pendant et après le DPE, tant pour les participants que pour les anciens élèves.

• Suivre et analyser les tendances dans les réactions ou les préoccupations des étudiants afin de recommander des améliorations.

Relations avec les universités et les institutions

• Maintenir et développer les relations avec les universités partenaires existantes

• Identifier et initier de nouveaux partenariats avec des universités, des centres de recherche et des groupes de réflexion réputés au Royaume-Uni et en France afin d'élargir la portée académique du DPE.

• Travailler avec le vice-président chargé des affaires académiques pour recruter des jurés écrits et/ou des orateurs issus des institutions partenaires.

• Assurer la communication et l'alignement avec les parties prenantes de l'université sur les échéances, les processus et les opportunités du DPE.

• Maintenir un registre organisé des relations, des contacts et des communications avec les parties prenantes en utilisant des outils tels qu'Excel, Airtable ou des plateformes de gestion de la relation client (CRM).

Ambassadeurs de la marque

• Inviter les associations d'étudiants à s'associer à l'association en tant qu'ambassadeurs de la marque pour le DPE.

• Établir et gérer des relations avec les ambassadeurs de la marque, les groupes d'intérêt et les réseaux informels d'étudiants afin de promouvoir la participation et la sensibilisation.

• Faciliter les opportunités pour les organisations d'étudiants de collaborer ou de participer aux activités de DPE

Compétences et expérience

• Licence en communication, en relations internationales, en éducation ou dans un domaine connexe.

• Expérience en matière d'engagement des parties prenantes, de gestion des relations ou de sensibilisation de la communauté

• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication, avec la capacité d'établir des relations avec des publics divers.

• La connaissance des environnements universitaires au Royaume-Uni et en France est un atout majeur.

• Une approche proactive de la gestion des questions des étudiants et des partenaires

• Maîtrise de Microsoft Excel et des outils de gestion des relations (par exemple, Google Sheets, Airtable ou plateformes CRM).

Résumé du rôle

Le trésorier est également chargé de superviser les affaires financières de l'association. Il doit notamment veiller à la responsabilité financière, soutenir les processus de budgétisation et d'établissement de rapports et aider le conseil d'administration à prendre des décisions financières judicieuses et à allouer des budgets. Le trésorier travaille en étroite collaboration avec le fondateur, les présidents, le conseil de surveillance et tout contractant externe (par exemple, les comptables) afin de garantir la santé financière et la viabilité de l'association. Le Trésorier rend compte aux Présidents des Journées de l'Entente Cordiale, siège au Conseil d'Administration et assure une collaboration transversale avec les autres responsables d'équipe.

Principales responsabilités

Audit

• Examiner et approuver les états financiers et les budgets mensuels/trimestriels.

• Veiller à ce que les déclarations comptables, les audits et le respect des meilleures pratiques et de la réglementation locale soient effectués dans les délais et avec exactitude. 

• Agir en tant que principal point de contact du conseil d'administration avec les contractants externes dans le domaine financier. 

• Gérer et superviser toutes les factures sortantes afin d'assurer une facturation précise et opportune des services, des subventions ou des engagements en matière de collecte de fonds.

• Veiller à ce que les obligations liées à la subvention soient respectées, y compris la remise des rapports intermédiaires et finaux, la documentation financière et la mention des sources de financement dans les communications.

• Suivre et analyser les mesures et les dépenses liées à la collecte de fonds et préparer des rapports réguliers pour le conseil d'administration et le conseil de surveillance.

• Superviser les processus de remboursement pour les volontaires et les autres parties prenantes (le cas échéant).

Compétences et expérience

• Licence en finance, comptabilité ou commerce ou expérience équivalente.

• Familiarité avec les normes financières des organisations à but non lucratif et les exigences en matière de rapports, y compris les déclarations de l'association loi 1901 et les rapports sur les subventions ou le financement par des donateurs.

• Connaissance des logiciels de comptabilité, le cas échéant, et des tableurs.

• Capacité à expliquer des concepts financiers à des membres du conseil d'administration qui ne sont pas des financiers

• Intégrité, responsabilité et bon jugement